Rostlinolékařské pasy může vystavovat pouze oprávněný (registrovaný) profesionální provozovatel nebo ÚKZÚZ. Aby byly rostlinolékařské pasy snadno viditelné a jasně čitelné, je důležité vydávat je v jednotném formátu. Z důvodu rozdílů ve velikosti a charakteristikách rostlin, rostlinných produktů nebo jiných předmětů, pro něž je rostlinolékařský pas vyžadován, je třeba zajistit určitou míru flexibility, pokud jde o formální náležitosti rostlinolékařských pasů.